NEOFI Mandate, pour gérer vos prélèvements

NEOFI Mandate est une 'mandathèque' dont l’objectif initial est de créer une base de référentiel de données des mandats disponibles pour la gestion des prélèvements.

Au-delà de son aspect technique d’archivage, NEOFI Mandate apporte une dimension notariale permettant d’archiver toutes les preuves d’actions relatives à chaque mandat, à savoir :

• sa création
• ses éventuelles modifications
• ses prélèvements
• sa fin de vie

Le cycle de vie de chaque mandat est entièrement tracé avec son historique depuis sa création jusqu’à son extinction.

NEOFI Mandate est également un fournisseur de gestion des données de prélèvements.

La collection ou la réception de ces données par NEOFI Mandate garantit :

• leur fiabilité tout en ayant un rôle de gardien des mandats pour veiller sur leur qualité et leur authenticité
• la mise au courant des gestionnaires à propos d'évènements exceptionnels qui pourraient se produire au cours du cycle de vie de chaque mandat.
  Par exemple, l'expiration d'un mandat ou le fait que l’acheminement du prélèvement n’a pas abouti   

Cette application est créée au sein d’un environnement sécurisé par la gestion des habilitations dédiées.

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est également respecté, tout en permettant un partage avec le monde externe, via le concept d’OPEN DATA, en utilisant la technologie d’API (interface de programmation d'application).

NEOFI Mandate va agir sur trois domaines différents pour apporter à la 'mandathèque' une base de mandats de qualité et parfaitement fiables :

1. Gestion des mandats

Un mandat est représenté par son identifiant unique appelé RUM qui garantit son unicité dans la base.

La structure d’un mandat s’appuie principalement sur :

• l’identifiant de l’émetteur avec ses propres informations comme son ICS et son numéro de compte bancaire (IBAN)
• l’identifiant du prélevé (nom et prénom s’il s’agit d’une personne physique) avec ses propres informations comme son numéro de compte bancaire (IBAN) et les informations relatives au mandat proprement dit (date de signature, lieu de signature, type de mandat, etc.)

Afin de répondre à la problématique de volumétrie tout en restant ouvert au partage avec des applications métiers, deux manières de gérer les mandats sont actuellement disponibles dans le module :

• La gestion par la fonction Import offre la gestion en masse des demandes de modifications ou de création des mandats. Cette gestion passe par l’import manuel ou automatique des mandats. La structure des fichiers d’import est adaptée au besoin de chaque entreprise.
• La gestion par API assure l’interactivité avec les applications métiers qui, à tout moment, peuvent solliciter la base de mandats pour une consultation ou une modification. Cette technique via l’API permet à NEOFI d’être réactif efficacement face aux applications métiers.

2. Gestion des prélèvements

Les prélèvements sont importés, de préférence au format 'Pain.008', au fil de l’eau et sont contrôlés par rapport à la base de mandats. Plusieurs contrôles sont proposés en standard dans le produit. Des contrôles peuvent également être enrichis et personnalisés par les utilisateurs via l’adaptation des règles de workflow appropriées. 

Chaque prélèvement est ainsi contrôlé pour vérifier sa pertinence et sa cohérence métier par rapport au mandat signé, en s’appuyant sur les informations clés comme :

• RUM (Référence Unique de Mandat)
• ICS (Identifiant Créancier SEPA)
• Numéro de compte
• etc.

NEOFI gère également la mise en attente des mandats, appelée la Rétention, pour respecter les contraintes de dates imposées par chaque banque.

Une sorte de 'sas' vérifie si les prélèvements reçus par NEOFI sont autorisés immédiatement, ou s’il est nécessaire de les garder jusqu’à la date autorisée convenue avec la banque réceptrice.

A l’inverse, si les prélèvements sont reçus tardivement, NEOFI Mandate avertit les gestionnaires habilités avant d’émettre à la banque.

Chaque mandat associé au prélèvement sera mis à jour avec les informations utiles pour le suivi, à savoir :

• la dernière date de prélèvement
• le nombre de prélèvements effectués
• le statut

3. Surveillance des mandats

Afin d’assurer la qualité de chaque mandat, dans NEOFI Exchange Hub (NEH), un service de surveillance effectue un travail de vérification, comme tâche de fond, en permanence afin d’actualiser le dernier état connu, à savoir :

• les mandats arrivant à leur fin de cycle
• les mandats annulés
• les changements de numéro de compte
• etc.

Un (ou plusieurs) rapport(s) peu(ven)t être généré(s) pour permettre de connaître l’état global de la mandathèque.

Schéma récapitulatif des trois domaines cités